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ごきげんよう。

コロナに乗じて町内会の属人業務を改善しまくった一人のおばあちゃんの話

物凄く新しい知識に貪欲で、ITスキルについても全く抵抗感というものがなく、町内会で数々の業務改善を成し遂げてきた凄いおばあちゃんでして。

業務改善の実行については年齢や経歴ではなく、人物や人格が重要だと思える一例だ。

おばあちゃんの仕業

・町内会用にフリーのメーリングリストを作成して、町内会の連絡がメールで来るようになった
・町内会の写真を共有できるようinstagramにアカウントを作成して、お祭りやらイベントの写真がアップされるようになった
・会合の資料が事前にGoogleDocで共有されるようになった(パソコンを持ってない人にはちゃんと紙で届く)
・町内会のブログがワードプレスで作成されてメンバーに限定公開されるようになった
この辺全部このおばあちゃんの仕業です。

一つ一つの難易度は高くないが、すべてこなして実行、定着させるのはすごいと思う。この辺りの実行力と定着力の高さは見習いたい。

属人化事項の共有ドキュメント化

Mさんに後から聞いてみると、「みんな「〇〇といえば××さん！」って言われたいのよー。
けど今までは町内会に出てくればそういう風にちやほやされてたけど、今はコロナが怖くて町内会自体出てこれないでしょ？だから今後の為にお知恵を貸してください、って言えば、みんな割と教えてくれるのよー」と。で、あとは箇条書きにでも、必要な点だけまとめて共有ドキュメント化してしまう。

会社という組織でも属人化してしまう仕事というのは結構存在するが、共有化には手間と時間がかかる。それを簡単に必要な点だけまとめて共有ドキュメント化してしまう手法は素晴らしいと絶賛せざるを得ない。

相手を否定しない

Mさん、とにかく絶対相手を否定しないんですよね。
「抱え込んでいた」じゃなくて「イベントを育てて来た」っていう前提から絶対ぶれない。相手の今までの功績を常に強調する。かつ、「聞いた端から共有知にしてしまう」という、そのスピード感も凄い。もちろん、ノウハウを伝えた本人からもそれは見えるので、何か認識の相違があったらすぐに指摘出来るし、他の人の指摘でブラッシュアップも出来る。

これも見習いたい。属人化事項を紐解くと、どうしても否定を含んでしまうことがあるが、これはいけないことだと反省。聞いた端から共有知にしてしまう手法は理にかなっている。手本にしたいところだ。